企业如何管理好自己商业秘密【侵犯商业秘密罪律师】
企业如何管理好自己商业秘密【侵犯商业秘密罪律师】
广东长昊律师事务所
商业秘密管理体系包括机构设置及职责、制度体系建立、密级管理、商业秘密保护预警机制等内容对于企业而言，商业秘密体系建设可以从人员和文件两个角度进行矩阵式管理．一从人员维度进行管理，即从人员人职直到离职的全过程管理，包括人职时进行不招募调查，即该人员是否与前雇主签署了竞业限制协议且该竞业限制协议尚在有效期内，并检查该人员是否将前雇主的商业秘密带到本企业，同时与该人员签署协议约定其在本企业工作期间不得使用前雇主的商业秘密或者未披露的专利信息等，在职期间与其签署保密协议或者竞业限制协议等，然后根据岗位职责确定岗位密级，当岗位职责发生变化时随时调整岗位密级，当出现特殊情况需要接触超出其密级规定的文件或者技术时，需要制定临时措施，记录该人员超越密级规定接触文件的事件，比如某某在× ×时间接触了× × ×文件，文件的编号及主要内容，× ×签字确认其已知晓文件的所有内容并深刻理解，承诺其将对这些内容进行保密。从文件维度进行管理，即从文件产生直到文件销毁的全过程管理，文件产生时要确定文件的密级，然后根据企业发展情况而随时进行密级调整，在进行密级调整时，需要进行密级调整审批。下面从商业秘密的范围、组织架构设计、商业秘密管理措施等方面进行介绍
1、商业秘密的范围
商业秘密是不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取商业秘密措施的技术信息和经营信息技术信息是指研发路线、设计图纸、技术情报、技术资料、生产工艺、工艺结果、技术改进、实验室记录、研发记录簿、研发报告、项目评审报告、产品手册、设计规范、设计文档、实验数据等技术信息。经营信息是指企业战略规划、企业市场拓展计划、客户信息、产品成本、对外合作信息、产品价格、市场分析报告、企业财务信息、企业薪酬体系、企业组织架构及职责定位、企业投融资规划、企业上市进程、企业预算、供应商名单、合作伙伴信息等
2、商业秘密管理体系及组织架构
（1）商业秘密管理组织架构
通常企业应该设置一个商业秘密管理委员会（该机构也可以由知识产权管理委员会兼任），商业秘密管理委员会一般情况下是一个虚设机构，商业秘密委员会的职责是对涉及商业秘密的重大事项进行决策，比如确定密级的原则、重大密级文件的定密解密决定、商业秘密的风险评估，商业秘密纠纷处理决策等商业秘密管理委员会下设秘书处，通常秘书处可以由知识产权部或者专门的商业秘密管理部门担任，另外非常重要的是要设置一个首席商业秘密官（首席商业秘密官可以是兼任的，但是职务必须是企业副总以上）。首席商业秘密官负责协调跨部门的商业秘密管理事项，比如协调商业秘密纠纷处理的内部联动机制的建立等，商业秘密管理秘书处负责企业日常的商业秘密管理工作，包括拟定各种商业秘密管理制度、制定商业秘密培训计划并组织开展相关培训、监督企业各部门的商业秘密制度执行情况、负责建立并管理企业商业秘密库、负责对外活动中的商业秘密审查，例如，企业宣传材料的涉密性审核等。
（2）商业秘密管理体系
企业应从决策层、执行层到操作层建立完整的商业秘密管理体系。建立决策、执行、操作三个层面分开、三者分工合作的管理体系图2为某企业的商业秘密管理体系图，其中包括管控层、管控手段、管控对象、管控环节和管控环境几方面“
3、商业秘密管理内容
企业商业秘密管理内容涉及方方面面，范围非常广泛，比如涉密文件的管理、会议管理、培训管理、访客管理等，下面具体介绍以下几方面的管理
（1）会议管理
会议管理分为内部会议管理和外部会议管理，其中内部会议应根据商业秘密管理规定对会议进行密级确定，对于密级较高的会议，应至少采取以下相应措施：1)控制会议场所，采取保密措施；2）根据岗位密级确定参会人员，并进行相应记录；3）采用特定会议设备；4)对会议达成的决议进行记录并经所有参会人员签字确认；5）将会议决议送交商业秘密管理办公室进行保密管理。外部会议应根据会议内容确定会议密级，指定人员参加的，参会前应进行保密注意事项的告知，并在参会后及时将会议文件进行归档管理
（2）培训管理
根据人员岗位密级进行培训规划，涉密培训应山商业秘密管理办公室监督进行。所有参训人员均应签署保密声明，培训课件及资料应采取保密管理
（3）访客管理
建立访客管理制度，规定访客类型，针对不同类型的访客采取不同的接待方式及不同的要求，比如长期访客需经过保密培训和安全培训，而临时访客需要受访部门全程陪同等。另外，为了便于识别访客身份，针对不同访客设计不同的证件，比如长期访客佩戴黄色胸卡，而临时访客佩戴粉色胸卡等
（4）员工管理
企业商业秘密管理的好坏很大程度上取决于对企业内部员工的管理，这里的企业内部员工既包括在职员工也包括离职员工目前大部分商业秘密案件都是由于企业内部人员的泄密或者窃密引发的因此企业应该重视对员工的管理，提高员工的商业秘密保护意识，同时让员工明确侵犯商业秘密的法律后果，避免部分员工由于未能清楚认识到严重后果而事后后悔莫及，同时也避免给企业造成严重损失。因此在员工管理方面，要两手抓，一是制度层面，企业的保密制度要完整可执行，让员工没有可乘之机；二是教育层面，要开展有针对性的培训、宣传，让员工充分认识商业秘密保护的重要性和违反商业秘密保护制度的法律后果下面以某企业为例进行说明该企业每年初在制定培训计划时都会将商业秘密培训纳人培训计划中并进行相关培训费用的预算，并且根据不同岗位和职位进行不同的课程设计，比如针对中高层领导和市场人员、采购人员等重点介绍商务过程中的商业秘密保护意识，而针对研发人员则进行提升商业秘密保护意识的培训，并进行相关法律后果的介绍．除了培训外，该企业制定了严格的商业秘密管理制度，比如根据员工的工作内容和职级进行岗位定密，对应岗位密级会制定该岗位密级能够接触的文件密级，比如三级工程师的岗位密级为初级，则其能够接触秘密级以下的文件，如果因工作原因确需接触高于秘密级的文件，则应提交相应申请，由相关领导确认方可接触，如果接触的是核心机密，还需为此特别签署一份保密协议．一当然，岗位定密后，其参加会议、培训的密级也有相应规定。通过这些制度，使得企业员工在日常工作中就能够感受到公司的商业秘密保护氛围，进而形成自觉保护商业秘密的意识一．除了日常制度外，公司应该与相关人员签署一份正式的保密协议和竞业限制协议，针对研发人员还应该签署知识产权归属协议
（5）文件管理
文件是企业商业秘密的载体，因此文件管理的优劣直接决定企业商业秘密管理的成败文件管理应从文件产生开始进行文件生命周期的管理。比如文件产生时对其进行密级确定，密级高的文件应统一山商业秘密管理部门直接进行管理，对这些文件的借阅、复制等均应设计相应的审批流程。
长昊律师是全国少有只专注于商业秘密和软件著作权侵权维权为核心领域的专业律师事务所：
作为尖端知识产权侵权与犯罪的开拓者，成立于1995年，立足深圳辐射全国，是中国恢复律师体制后，最早一批经司法部正式批准成立的合伙制律师事务所，并以尖端知识产权诉讼——商业秘密和软件著作权为核心竞争力的律师事务所。在20多年的执业经历中，本所曾被司法部评为“全国法律服务文明窗口”，获得“司法行政先进集体”、“广东优秀律师事务所”等荣誉称号。多次被评选为各地知识产权十大案例、最高人民法院指导性案例。为普及知识产权法律知识、提高知识产权保护意识，解决知识产权纠纷曾作为中华律师协会出版《特殊型知识产权法律实务—专论商业秘密与软件著作权》，为中国知识产权实战起到了一定的作用，”敢为天下先，勇于维护法律尊严”是长昊律师的本质要求。
律师与医生一样是分专业的，每一个律师都有自己擅长的执业领域，长昊律师只做商业秘密案件、软件网络著作权、不正当竞争类案件。您的咨询，我们的律师都会竭诚为您解答(咨询热线：158****7700，网站：www.supermecourt.com)。
